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Vereinsmanagement: Was gehört dazu?

Ein gut funktionierender Verein braucht nicht nur aktive Mitglieder, sondern vor allem ein gutes Vereinsmanagement. Um ein reges und lebendiges Vereinsleben zu gewährleisten ist also eine engagierte Vorstandschaft erforderlich, die ihre Aufgaben kennt und gut erfüllt.

Mit diesem Artikel möchte ich ein paar Buchtipps weitergeben und dafür sensibilisieren, dass jede Vorstandschaft sich unbedingt weiterbilden muss um im Vereinsmangement mit allem Drum und Dran fit zu sein. Auf dem Markt gibt es diverse Bücher, bzw. für die Buchhaltung auch verschiedene Softwareprogramme, die man sich zulegen sollte um den rechtlichen Vorgaben zu genügen, bzw. alle Tipps und Tricks zu kennen. Informieren Sie sich bei ihrem Verband welche Weiterbildungsmaßnahmen angeboten werden.

Das Vereinsmanagement umfasst vor allem folgende Punkte:

Vereinsführung - Manager mit vielen Fähigkeiten und gutem Überblick
©: Vladimir Melnikov - Fotolia

Veranstaltungen

Die Vereinsführung sollte regelmäßig Veranstaltungen organisieren, die gewissermaßen als Seele vieler Vereine gelten. Diese tragen erheblich zum Zusammenhalt und zur Gemeinschaft innerhalb des Vereins bei. Während interne Veranstaltungen zwanglos in öffentlichen Räumen oder im eigenen Vereinsheim stattfinden können, gilt es bei öffentlichen Veranstaltungen einiges zu beachten. So müssen etwa entsprechende Versicherungen abgeschlossen werden, falls sich einer der Besucher verletzt. Ebenfalls sind Veranstaltungen wichtige Einnahmequellen für einen Verein, oder sind wichtige Events um sich in der Öffentlichkeit zu präsentieren.

Schulungen

Je nachdem, um welche Art von Verein es sich handelt, sollten für interessierte Mitglieder regelmäßige Schulungen angeboten werden. Das gilt insbesondere für Vereine, die einen caritativen Zweck verfolgen sowie für Sportvereine. Schließlich sollten die engagierten Mitglieder, Sparten- und Gruppenleiter stets auf dem aktuellen Wissensstand sein, um kompetent arbeiten zu können. Gerade für Jugendleiter sind Jugendleiterschulungen unerlässlich, aber auch für die Vereinsführung sind Schulungen in Recht, Steuern und Buchhaltung ebenso wichtig.

Versammlungen

Regelmäßige Versammlungen tragen ebenfalls zum vereinsinternen Zusammenhalt bei. Hierbei werden die Mitglieder auch über die vergangenen Aktivitäten informiert und weitere geplant. Gegen Ende des Jahres findet üblicherweise eine Jahreshauptversammlung statt, in welcher die Vorstandschaft über das vergangene Jahr Rechenschaft ablegt. Turnusmäßig finden bei dieser Gelegenheit auch die Neuwahlen der Vorstandschaft statt. Der Rechenschaftsbericht, das Abstimmungsergebnis wie auch die Kassenprüfungsergebnisse sind zu melden, gerade dann, wenn es sich um eingetragene gemeinnützige Vereine handelt.

Rechtliches

Vereine können in verschiedenen Rechtsformen gegründet werden. Am geläufigsten ist der eingetragene Verein. Dieser muss im Vereinsregister des zuständigen Amtsgerichtes eingetragen werden. Dort kann auch erfragt werden, was juristisch zu beachten ist. Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Kommanditgesellschaften gelten ebenfalls als Vereine. Maßgeblich für sie ist jedoch das GmbH- oder das Aktiengesetz. Des Weiteren gibt es nichtrechtsfähige Vereine. Für diese gelten die Vorschriften für Gesellschaften im engeren Sinne gemäß Paragraph 705 ff des BGB.

Sponsoring

Ein wesentliches Merkmal eingetragener Vereine besteht darin, dass sie keinen wirtschaftlichen Zweck verfolgen dürfen. Sie finanzieren sich lediglich über die Mitgliedsbeiträge und vor allem Sponsoring. Die Vorstandschaft sollte also einen guten Draht zu den Unternehmen vor Ort pflegen, um gegebenenfalls Spendengelder für die Aktivitäten zu erhalten. Beim Sponsoring sind ebenfalls einige wichtige Details zu beachten, bieten aber auch große Chancen um dass der Verein auf einer finanziellen soliden Basis gestellt ist.

Öffentlichkeitsarbeit

Eine gute Öffentlichkeitsarbeit ist das A & O für erfolgreiche Vereine. Es empfiehlt sich, ein Vereinsmitglied mit dieser Aufgabe zu betreuen. Der Grund: Journalisten der örtlichen und überregionalen Medien haben nicht immer Zeit, die Veranstaltungen zu besuchen. So können die Medien bestens mit Informationen und Bildmaterial versorgt werden. Umso leichter fällt es dann, neue Mitglieder und Spendengelder zu bekommen.

Vereinsfinanzen - Ohne Buchhaltung kaum in den Griff zu bekommen
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Vereine und die Buchführungspflicht

Sofern Vereine einen steuerpflichtigen und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb haben - das gilt beispielsweise für Sportvereine im Profi-Bereich - sind sie buchführungspflichtig. Dabei gilt seit Januar 2008 eine Umsatzgrenze von 500.000 Euro und eine Gewinngrenze von 50.000 Euro. Vereine, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen, können auch eine einfache Einnahmen-Überschussrechnung erstellen. Sie ersparen sich dadurch die doppelte Buchführung und das Aufstellen einer Bilanz. Aber auch dann gilt, dass die Aufzeichnungen komplett und korrekt sein müssen.

Abgesehen von den rechtlichen Vorgaben trägt eine korrekte und nachvollziehbare Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben natürlich auch zur Transparenz für die Mitglieder bei. Deshalb wird die Arbeit des Kassiers üblicherweise auch von Kassenprüfern überprüft und die Bilanz den Mitgliedern bei der Hauptversammlung in Form eines Kassenberichts präsentiert. Gegebenenfalls sollte die Vorstandschaft eine langfristige Finanzplanung mit entsprechenden Jahreszielen erstellen. Das empfiehlt sich für Vereine mit regem Geschäftsbetrieb, wie es etwa bei großen Fußballvereinen der Fall ist.

Ein wichtiges Hilfsmittel für die Buchführung: Tabellenkalkulationsprogramme

Vor allem kleinere Vereine verwenden keine professionellen Buchhaltungsprogramme, sondern legen in einem Tabellenkalkulationsprogramm ein Journal an, wo sie die Zahlen eintragen.

Auch hier gilt der Grundsatz, dass die Aufzeichnungen zeitnah und korrekt erfolgen müssen. Daneben gibt es allerdings noch verschiedene steuerliche Einzelaufzeichnungspflichten. Dazu gehören die gesonderte Aufzeichnung von Warenein- und -verkauf. Gesondert aufgezeichnet werden, muss außerdem der Kauf von Wirtschaftsgütern, Geschenken sowie Bewirtungsausgaben. Beschäftigt der Verein Mitarbeiter, müssen gesonderte Lohnkonten geführt werden, in welchen die Kosten für Löhne und Zuwendungen festgehalten werden.

Gute Buchhaltungsprodukte haben verschiedene Anbieter wie z.B. Lexware in ihrem Programm. Dort kann man sich auch beraten lassen, was für den jeweiligen Verein vielleicht die beste Lösung darstellt.

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